La importancia del Control de las Compras en los Negocios

27 Nov La importancia del Control de las Compras en los Negocios

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Por: Thelma Perez – 27 de noviembre de 2018

El control de compras es una de las tareas más importantes en los negocios, ya que una empresa puede mejorar considerablemente sus utilidades si tiene una buena definición de sus compras.

Por tanto, el éxito de una empresa depende de forma directa de una buena gestión en las compras, esta se puede llevar con más agilidad y control con un sistema administrativo.

Entre los problemas más frecuentes que podemos tener al no contar con una buena administración de las compras son:

1. No tener una buena negociación con los proveedores, al no contar con un historial de compras.
2. No hacer una buena selección de nuestros proveedores.
3. No hacer una buena evaluación de los proveedores.
4. No conocer el seguimiento de entrega de los productos que se compran.
5. No tener control en las previsiones de ventas, en la planificación de la producción y en las compras.

¿Cuál es la forma más adecuada para el seguimiento de las compras?

1.-Definir los pasos a seguir para el control de las compras:

Es importante definir una serie de pasos a seguir para poder analizarlos, la idea es detectar posibles áreas de oportunidad.

2.-Identificar las necesidades de los usuarios:

Se deben detectar las necesidades por medio de requisiciones electrónicas para que lleguen al área de compras, estas pueden contar o no con una autorización previa por el jefe de área.

3.-Elegir las fuentes de selección de suministros:

Se debe elegir la mejor fuente para el suministro de productos, puede ser a través de máximos y mínimos de inventarios, historial de ventas, sobre pedido o combinación de alguna de las mencionadas.

4.-Tener una buena negociación con los proveedores:

Las variables que pueden existir son calidad, costo y tiempo de entrega, la elección o negociación con el proveedor dependerá de la necesidad del comprador o cliente, para esto se recomienda el tener un historial del proveedor para analizar su comportamiento.

5.-Creación y seguimiento a Ordenes de Compras:

El proceso comienza en la facilidad de enviar Ordenes de Compra a nuestros proveedores vía email y tener el seguimiento de que se ha entregado y que está pendiente.

6.-Seguimiento a recepción y revisión de Pedidos:

Se debe aprobar lo que se esta recibiendo, revisando cantidades y monto de los productos seleccionados, si es posible utilizar lectoras que faciliten la captura de los productos recibidos en nuestro sistema administrativo.

7.-Aprobación y pago de Facturas de proveedores:

El encargado debe tener la facilidad de analizar en el sistema la mercancía recibida para gestionar el pago, analizando fechas de vencimiento de documento, días de crédito o anticipos entregados.

8.-Controlar los resultados obtenidos:

Se debe evaluar el comportamiento del proveedor con la empresa cubriendo los siguientes puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de información de la empresa en el momento en que sucedan para poder analizar dicha información a posterior.
• Análisis del servicio prestado por los proveedores contrastándolo con las incidencias.
• Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores para futuras negociaciones.

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