ERP (Enterprise Resource Planning)
Existen muchos factores que intervienen en la implementación de un software ERP para que éste sea exitoso. En principio es una responsabilidad compartida entre proveedor y cliente, siendo en el cliente donde recae el mayor peso de ésta, ya que es precisamente quién conoce mejor su servicio y/o producto, su mercado, necesidades reales y requerimientos indispensables para operar, además de que de su lado estará prácticamente toda la captura y alimentación de información al sistema.
Para tratar de entender otros “factores de éxito” menciono algunos de los más básicos e importantes en el proceso de adquisición y/o, actualización:
1.- Evaluar al proveedor
Valorar experiencia, antecedentes de éxito en otros proyectos de sistemas, seriedad, profesionalismo, calidad, puntualidad, compromiso, recomendaciones profesionales y/o personales, capacidad, enfocado al software.
2.- Hardware y Software compatible
Antes de elegir ERP, se recomienda tener en cuenta que este sea soportado por el hardware del que dispone o si se requiere actualización esté dentro de su presupuesto. Considerar licencias de software secundarias requeridas.
3.- Predisposición al cambio
Es importante prepararse para los cambios y evitar su resistencia si es para mejorar sus procesos. Permear desde los niveles de dirección su aceptación y transmitir a todos los involucrados la importancia de la herramienta y la prioridad que deberá tener para su correcta implementación, siempre pensando que son cambios para ser más eficientes y profesionales.
4.- Migración de información
Lo ideal, si esto es posible, recuperar la mayor información que se tengan en sistemas anteriores, siempre y cuando ésta información no sea obsoleta y esté alineada con los nuevos estándares o procesos. En el caso que existieran diseminados los datos en archivos de Excel o similares mantenerlos ordenados en carpetas de historiales y evaluar la posibilidad de alimentar la información vital y/o indispensable para continuar operaciones lo más transparente posible. Recuerde también que una migración es una oportunidad de actualizar, alimentar o validar información o de “limpiar” datos que no se usen o sean obsoletos.
5.- Costos laterales
Tener presente que pueden existir otros costos laterales o secundarios en torno a la implementación, como referentes a la infraestructura del hardware, adecuaciones de papelería interna, subcontratos de terceros, licenciamientos complementarios de software, pólizas de mantenimiento, soporte técnico y/o respaldos de información, capacitaciones especiales, cursos, certificaciones, viáticos.
6.- Reingeniería de procesos
En las implementaciones es buena oportunidad para revisar los procesos actuales, depurar y validar si son funcionales ó se pueden optimizar; en caso que no existan es el mejor momento para hacerlos. Los “ojos externos” de los consultores suelen detectar áreas de oportunidad y detalles obvios que internamente se pueden pasar por alto o se han heredado inconscientemente.
7.- Códigos fuente
Sobre todo en el caso de desarrollos a la medida es importante valorar la factibilidad de contar con los códigos fuente que pudieran dar la posibilidad en un futuro de hacer modificaciones o continuar con el desarrollo en un área interna de la empresa; sin embargo, no es indispensable tenerlos ya que estrictamente sólo se necesitarían en el caso que se decida no continuar relación con el proveedor que los creó, además que se pierde la garantía sobre el desarrollo al estar fuera de control del proveedor. La mayoría de las veces los códigos fuentes tienen costo adicional.
8.- Programa de trabajo y metodología
Es importante saber el orden para la implementación y la metodología para puesta en marcha del proyecto para que se tengan claros los alcances, objetivos, metas, asignaciones de recursos, etc.
Se sugiere realizar auditorías internar de la implementación para revisar avances, alcances, fallas, áreas de oportunidad internas o externas y ajustar lo necesario para lograr el resultado esperado en todas sus etapas.
9.- Capacitación inicial
Preparar a sus empleados lo mejor posible en cuanto al uso del nuevo sistema y su sincronización con los procesos internos. Definir alcances en tiempo y programar las citas con anticipación para que se pueda asignar “tiempo de calidad” al aprendizaje del nuevo sistema, tomando en cuenta que se llevará en paralelo la operación actual junto con el nuevo sistema.
10.- Soporte técnico
Es muy importante mantener contacto con el proveedor para que el soporte técnico sea oportuno y minimizar el tiempo en resolver las dudas o problemas que se pueden presentar.
Asegurarse que el proveedor ofrece el tipo de soporte adecuado a sus necesidades, así como actualizaciones periódicas a las versiones de sistemas.
Darle importancia al tema de los respaldos de información ya sea asignando a un departamento interno esta responsabilidad o adquirir una póliza externa que lo resuelva por usted.
GRACIAS POR SU TIEMPO, ESPERAMOS PODERLE SERVIR PRONTO.
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