¿Qué es un ERP?

22 Ago ¿Qué es un ERP?

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés,Enterprise Resource Planning) son aplicaciones computacionales de gestión de información gerenciales que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa de bienes o servicios.

ERP es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, entregas, facturas y contabilidad para la compañía y puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, mercadotecnia, cobros, pagos, bancos, nóminas, calidad, administración de recursos humanos, planeación estratégica, etc.

Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes o en su mayoría. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y una aplicación de gestión.

El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de «Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo».

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

     Optimización de los procesos empresariales.

     Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

     La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

     Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Características

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y configurables:

     Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema detonará todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

     Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.

     Configurables, los ERP están creados para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

       Base de datos robusta y centralizada.

       Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.

       En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.

       Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en inversión de recursos, para modelar y automatizar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

       Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

       Definición del modelo de negocio.

       Definición del modelo de gestión.

       Definición de la estrategia de implantación.

       Evaluación de oportunidades para software complementario al ERP.

       Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

       Análisis del cambio organizacional.

       Visión completa de la solución a implantar.

       Implantación del sistema.

       Controles de calidad.

       Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

En Asesoft tenemos la experiencia necesaria para el desarrollo de sistemas ERP y estamos preparados para atender los requerimientos especiales de cada cliente.

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